Saltar al contenido

Sistema para compulsar documentos

Suscríbete gratis a nuestra lista de correo electrónico dónde una vez por semana te enviamos un email informándote de las novedades en cursos y ayudas!

Solicitud de beca, solicitud de oposición o solicitud de nacionalidad son pasos que requieren documentos compulsados.

¿Qué significa compulsar un documento?

Significa verificar una copia del documento original.

Para ello, se revisará la fotocopia y se comparará con el documento original para comprobar que es el mismo y no ha sido manipulado.

Si todo coincide, la copia será compulsada mediante un sello u otro método distintivo para acreditar su validez.

La compulsa de documentos es un procedimiento común de negociación con las administraciones públicas, como registro de exámenes, oposición, expediente, solicitud de beca, solicitud de nacionalidad, etc.

Método y lugar dónde compulsar documentos.

Según sea el proceso por el cual necesitamos una copia certificada.

A) Trámites de la administración pública

Cuando los ciudadanos deben presentar documentos probatorios o documentos originales verificados a la administración, la oficina de registro específica está obligada a verificar y comprobar los documentos y devolver los documentos originales de inmediato.

Los ciudadanos presentan el original y fotocopia.

El registro verificará los dos para confirmar la identidad del contenido.

Posteriormente, devolverá el documento original al ciudadano y adjuntará copia (con sello o certificado de verificación).

El sello de la copia compulsada indicará la fecha, así como la identidad de la administración y la persona que emitió la copia.

B)Si el trámite se realiza ante una entidad o institución privada

La persona que necesita que proporcionemos una copia compulsada puede no ser una autoridad pública, sino una entidad privada.

Una opción es que la agencia que emitió el documento original certifique la copia.

Por ejemplo, si una universidad emite un título o un certificado de estudios, ella misma puede certificarnos una copia del documento original, que será el documento que proporcionamos a la empresa.

Otra opción es entregar el original y fotocopia del título universitario a la empresa para que la empresa pueda verificarlo por sí misma luego de verificar que son las mismas.

Documentos necesarios para la compulsa.

  • Tener una fotocopia en alta calidad del documento original. Puede preparar o solicitar una copia en el organismo que produce el certificado. Muchas organizaciones prefieren copiar los originales ellos mismos para evitar alteraciones.
  • Documentos de identidad de la persona que solicita la certificación (DNI, NIE, pasaporte, etc.).
  • A veces, las tarifas correspondientes que se pagan por la compulsación.

¿Qué diferencias existen entre una copia compulsada y una “copia auténtica”?

Es común confundir un documento compulsado con una copia auténtica, pero existen diferencias muy importantes:

  • De hecho, una copia auténtica puede garantizar la autenticidad del documento original.
  • Las copias auténticas tienen la misma validez que los archivos originales, por lo que podemos usarlas igual.
  • Estas copias siempre se obtienen de la agencia que emitió el documento oficial.

El (CSV) Código Seguro de Verificación que puede sustituir la compulsa.

Ya existen muchos documentos electrónicos oficiales en la actualidad, y el objeto de la Ley 39/2015 es su pleno cumplimiento.

Uno de los mecanismos utilizados es el denominado Código de Verificación de Seguridad (CSV), que contiene un código compuesto por números y letras en la parte inferior o lateral del documento.

Con este código, puede visitar el sitio web de la institución que lo emitió (como SEPE, oficina de impuestos, seguridad social, etc.)

En estos casos, no se requiere una copia compulsada porque la autenticidad del documento se puede verificar a través de Internet y el sitio web oficial del emisor.

¿Cómo compulsar documentos gratis?

Normalmente, cuando el original y la fotocopia se envían a la agencia que procesa la solicitud de ciudadanía, la certificación del documento es gratuita.

Por ejemplo, si desea solicitar las prestaciones por desempleo del SEPE, o solicitar la pensión a la Administración de la Seguridad Social, es suficiente mostrar los documentos originales (por ejemplo, libro de familia), y el propio funcionario certificará una copia en cualquier hora sin cobrar nada

Cuando algunos municipios remiten originales y copias para compulsar, pueden compulsar los documentos de forma gratuita, no solo a petición del propio ayuntamiento, sino también a petición de otros departamentos administrativos, siempre que los remitan a través del propio registro del ayuntamiento.

Compulsa de documentos en el Ayuntamiento.

Muchos ayuntamientos imponen restricciones a la certificación de documentos cuando no se utilizan para gestiones del ayuntamiento, pero no se presentan a través del registro municipal.

En estos casos, se debe tener en cuenta que el ayuntamiento no emitirá un certificado, y el certificado debe completarse ante la agencia oficial o notario que emitió el documento.

Por eso es importante saber ante cada municipio si su ayuntamiento realiza la compulsación general de documentos.

Compulsa de documentos ante notario.

Todos los notarios pueden certificar documentos.

A esto se le llama “dar testimonio” que la copia coincide con el original.

Existen costes por este trámite, que están regulados por ley y son los mismos en toda España.

Elaboración de compulsa de documentos en consulados de España en el exterior.

Aunque los procedimientos son similares, cada consulado debe referirse a sus reglas de procesamiento.

Se pueden ver varios ejemplos en las consultas en español en Londres, Bruselas, Bogotá y otros lugares.

Todos estos trámites son similares: la identificación del solicitante, la presentación de los documentos originales, el pago de la tasa y el cobro dentro de uno o varios días de la copia compulsada.

Explicación de vídeo:

¿Dónde se puede compulsar un documento?

Como ves, quien puede compulsar documentos es un notario o el funcionario del ayuntamiento u organismo en el que realizas un trámite oficial. Si la entidad que te solicita la compulsa es privada, quizá lo más seguro es acudir a un notario para que dé testimonio de la validez de la copia.

¿Dónde se puede compulsar documentos gratis?

Una forma de conocer dónde compulsar los documentos gratis es informándote a través de los organismos oficiales y oficinas de empleo, aquellos encargados de emitirlos o recibirlos.

¿Dónde hacer una fotocopia compulsada del DNI?

Se puede solicitar en los Ayuntamientos, estaciones de la Guardia Civil o en las oficinas de un notario y el costo puede dependiendo de donde se obtenga. El trámite puede ir desde totalmente gratis en la estación policial hasta unos 15 euros en las oficinas de un notario.

¿Cuánto tiempo de validez tiene una fotocopia compulsada?

En un principio las compulsas tienen una validad de cinco años, toda aquella compulsa que tenga más de cinco años te la pueden denegar.